年末が近づいてくると当サイトにもシステム手帳の記事を閲覧しにきてくださる方が増えてきます。私は現在GANZOのシンブライドルシステム手帳を使っていますが、使い方は年々変化しています。モレスキンノートを併用したこともありますし、小さな手帳に挑戦してみたこともあります。やっていたけれどなかなかうまくいかなかったこともありますし、結果としてコストパフォーマンスが見合わずやめた使い方もあります。
今回は、そうした数々の失敗を踏まえてたどり着いたシステム手帳の使い方をご紹介したいと思います。
Contents
そもそもシステム手帳を使うメリットは何なのか
システム手帳はリング式のバインダー手帳に自分の好みのリフィールを綴じることができる非常に自由度の高いシステムです。手帳メーカーからは様々な差し替え式のリフィールが発売されており、それらを組み合わせて自分だけのオリジナルの行動管理システムを構想するのは楽しいものです。
また、情報を一元管理できるという点もシステム手帳の魅力の一つです。スケジュールだけでなく、メモや年間の計画、自分が発想したアイデアや仕事上の資料などを綴じ込んで、一か所で管理することができれば、仕事の効率もあがります。PCやスマホのクラウドサービスが充実している現在、メモも予定もデジタル管理する人も増えていますが、とっさにとるメモやアイデア出しなどについては、まだその即時性、自由度の高い抽象化力など手書きに軍配があがる面も多々あるといえます（例えば、ここ、大事！とおもったメモの単語に〇をしたり、そこから発想したことをよこに箇条書きしたり、といったことは、PCやスマホでは素早くできません）
しかし、なかなかうまくいかない、せっかく購入したリフィールを無駄にしてしまった、実際に使い始めるとうまくいかなかった、という方も多いのではないでしょうか。
私もいろいろなリフィールを導入して使いこなせなかったことが多々あります。ここではまずその失敗をおさらいしていきましょう。
失敗その１ リフィールにメモをしてしまう
え、リフィールにメモをしてはいけないのか？と思われるかもしれませんが、もちろん、リフィールでも要点を押さえてメモを取れる、という方はまったく問題ありません。社内でのミーティングや会議、商談のときなどに、システム手帳に要点をまとめて綺麗にメモをできる、という人はなんら問題ありません。しかし、私のような粗忽ものでは、商談や打ち合わせのメモはどうしても走り書きになります。あとから見返してわかるのは自分だけ、図や線形を多用するとどうしてもページも使ってしまいます。そんなとき、システム手帳のリフィールはコスパが悪いのです。そしてミーティングなどは時系列で検索することも多いので、システム手帳の最大のメリットである「並び変える」必要がありません。また、走り書きをするときには手帳のリングが邪魔になります。
では、どうするのか。私は、A5サイズのシステム手帳の最後に、A5サイズの薄いノートを挟み込んで、商談や会議、打ち合わせのメモとして使っています。このノートは安価でいくら書いても気になりません。走り書きして、使い終わったらすぐに交換できます。そのノート自体は時系列で書かれているので日付などをメモして保存しておけばあとから参照することも可能ですし、重要なトピックがあれば、そのときにシステム手帳のリフィールに転記して綴じ込んでしまえばいいのです。
A5のシステム手帳にA5のノートを綴じ込むことで、コスパを気にせず大量にメモして、重要なことだけをリフィールとして残す、という「システム」が完成します。
失敗その２ アイデア発想をシステム手帳でしてしまう。
発想には手書きが便利ですが、これをリフィールでやってしまうこともお勧めできません。システム手帳のリフィールの最大の特徴は並び替えできることですが、プラスして「落とす＝残す」という機能もあります。システム手帳に残っているリフィールの情報はすべて選抜を受けてきた一軍。それ以外の捨てアイデアなどはバッサリと捨てていくことが大切です。ならリフィールでいい、ということになるかもしれませんが、ここでも重要なのはコストパフォーマンスと書きやすさです。リフィールは（スケジュール以外は）基本的にリングに通すときはすでに情報は整理され、残すべきことだけが書かれている状態が望ましいのです。
アイデア発想などは自由に、枚数を気にせず、どんどん書くことができる環境が望ましいので、選抜された情報が残っているべきシステム手帳のリフィールとは実は相性が悪いのです。
では、先ほどのA5ノートはどうか。これは悪くはありません、書きやすく、コスパもよい。好みによってはこのノートのアイデア出しや、自分の思考の整理、掃き出しをする、ということでもいいかもしれません。
しかし、あえてここで拘りたいのは「まっさらな状態」ということ。ノートの場合、前のページやこれまで書いた内容が綴じ込まれているので、どうしても気分一新とはいきません。
そこでおすすめなのがロディアのようカットタイプのメモ帳。これは1枚1枚切り離していけるので、いつでも最初の1枚という状態です。このまっさらな状態、というのが新しくアイデアを出したり、前向きに思考をめぐらすときに非常に重要だと私は考えています。
シンブライドルシステム手帳A５の表表紙の裏側にはちょうどロディアを挟めるスペースがあるため、ここにロディアのNo16を挟み込み、アイデア出しややりたいことリストなど前向きな思考作業に使っています。
ここでもし、いいアイデアや保存しておきたい内容が生まれた場合カットして、リング穴をあけられるA５用の穴あけパンチで穴をあけて、そのままシステム手帳に一軍として残すことができます。ロディアはメモにつかうノートに比べれば高価ですが、非常に書きやすく、その分アウトプットに対するモチベーションが高まるので、おすすめです。
失敗その３ ToDoリストをシステム手帳に書いてしまう
情報を一元管理する観点からもスケジュールを管理する観点からもToDoリストをシステム手帳に書くことは推奨されれてしかるべきです。私も、1日1ページのリフィールにToDoをまとめていたこともあり、このブログでもご紹介していました。
そのやり方も一元管理、という意味からはいまでも悪くはないと思っていますが、自身の反省をこめていうと、ToDoリスト、とくに仕事におけるToDoは仕事机の上に常（情報セキュリティの保全は前提として）に出しっぱなしにっている状態が望ましいのです。
システム手帳に書き込んで、手帳を綴じてしまうと、わざわざ手帳を開かないとそれを確認することができません。机に出して、手帳を開くだけ、と思われるかもしれませんが、それですら、忙しい日常のなかではToDoを確認するためのひと手間となってしまい、結果として一度も確認しない、書き込まない、という結果になってしまのです。
現在、ToDoの管理は、私は、会社の机に一つと、自宅の机に一つ、レターサイズのリーガルパッドをおいて、やるべきことを書き出しています。仕事中に常に生まれてくるタスクはそこにすべてメモ、会議には持ち込めませんが、システム手帳の巻末のノートにメモしたToDoがあればここに吐き出してしまいます。
私のなかではToDoはやったらすぐに忘れてしまいたいものなので、システム手帳の保管という機能にもなじまないと考えています。
逆にWishリストの場合は、システム手帳に書くようにしています。こういうことをしてみたい、いきたい、体験したい、といった内容はロディアにアイデアだしして、残すべきものをそのままであったり、リフィールに転記しておいて、システムに綴じ込み、折に触れて見返すようにしています。
やりたいことを実現するために、やるべきことにブレークダウンしたら、それはToDoに書き込んで、常に見えるところに出しておく、逆にシステム手帳にToDoを綴じ込んでしまうと、常に目に触れなくなり、また、やり終わったら無価値な情報になってしまうので、それをずっと保存していく意味はありません。
以上が現状のシステム手帳の使い方です。
システム手帳のメイン機能は1軍情報の保管
日常のメモなどは冊子のノート
アイデア出しはロディア
それらを一元管理してまとめるためにA5のシステム手帳を使うが、ToDoはいつでも目につくところに置くために、リーガルパッドで出しっぱなし。
こうすることで、考えをまとめたり、打ち合わせをしたりするときに母艦となるシステム手帳を持っていけばすべて用が済み（当然スケジューリングもその場で可能です）、一軍りふぃリールを管理することで自分の思考や意志のエッセンスが常にクリアな状態に保つことができます。
これが2019年時点での決定版のシステム手帳の使い方です。
よろしければご参考いただければこれにまさる喜びはありません。
